Der versteckte Software-Dschungel: Warum selbstgestrickte Lösungen für KMU ein Risiko darstellen

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) sind selbstentwickelte Softwarelösungen, die häufig auf Excel oder Microsoft Access sowie VBA (Visual Basic for Applications) basieren, ein erstaunlich häufiger Anblick. Diese Systeme werden meist von engagierten Mitarbeitern mit IT-Kenntnissen, dem Schwager des Chefs oder gar von ihm selbst entwickelt und über Jahre hinweg kontinuierlich erweitert. Eine Studie von Harvey Nash/KPMG (2019) zeigte, dass 55% der Unternehmen weltweit Microsoft Excel verwenden, um umfangreiche und komplexe Geschäftsprozesse zu verwalten. Gerade in Deutschland, einem Land der Mittelständler, sieht man häufig solch improvisierte Anwendungen im Einsatz.

Doch wie entsteht solch ein System, das von einer einfachen Anwendung zu einem unternehmenskritischen Tool avanciert? Ausgangspunkt ist oft eine dringende Anforderung, die durch verfügbare Ressourcen schnell gelöst werden muss. Ein Mitarbeiter mit Grundkenntnissen in Excel oder Access sieht sich in der Lage, ein überschaubares Tool zu gestalten, das genau diese Aufgabe erfüllt. Über Jahre hinweg erhält diese Anwendung immer neue Module, bis sie schließlich ein wichtiges Glied der täglichen Betriebsprozesse wird.

Während diese selbstgebauten Lösungen den Betrieb anfangs sehr gut unterstützen können, ergeben sich über Zeit gravierende Risiken und Herausforderungen:

1. Skalierungsprobleme: Selbstgebaute Lösungen sind selten darauf ausgelegt, mit dem Wachstum des Unternehmens Schritt zu halten. Sobald es um Verarbeitungsgeschwindigkeit, Datenspeicherung oder Nutzeranzahlen geht, stoßen sie schnell an ihre Grenzen.
2. Mangelnde Dokumentation: Oftmals gibt es keinerlei Dokumentation oder Wartungspläne für die entwickelten Systeme, sodass das Wissen allein in den Köpfen weniger Mitarbeiter bleibt. Geht einer dieser Mitarbeiter, wird der Zugriff auf und das Verständnis für das System gefährlich eingeschränkt.
3. Sicherheitsrisiken: Da diese Lösungen selten die neuesten IT-Sicherheitsstandards berücksichtigen, sind sie anfällig für Datenverlust und Sicherheitslücken, was vor allem in Hinblick auf den Datenschutz gravierende Folgen haben kann. Häufig entstehen sie neben der regulären IT-Infrastuktur und außerhalb derer IT-Prozesse und sind somit zur Schatten-IT zu zählen.
4. Abhängigkeit von Einzelpersonen: Mit der Zeit wird der Betrieb der Unternehmensprozesse immer stärker von der Verfügbarkeit einzelner Schlüsselpersonen abhängig, die die Systeme verstehen und pflegen können. Das erhöht das Risiko massiver Betriebsunterbrechungen.
5. Fehlende Integration: Solche insularen Systeme lassen sich oft nur schwer in moderne IT-Infrastruktur und Geschäftsprozesse integrieren, was zu Software-Silos, doppelten Arbeiten und Effizienzverlusten führt.

Um diese Risiken zu minimieren, ist es für Unternehmen ratsam, bestehende Systeme auf eine professionelle Softwarearchitektur zu migrieren. Moderne Lösungsansätze bieten die Möglichkeit, Prozesse effizient und sicher umzusetzen und skalierbare Systeme zu entwickeln, die sicher sind und langfristig wartbar bleiben. Der Einsatz von modernen Technologien wie das PHP-Framework Laravel, Open Source Lösungen wie Redmine oder Low-Code/No-Code-Plattformen à la n8n kann eine tragfähige Option darstellen, um Prozesse zu optimieren und Silos aufzubrechen. Zudem muss die Abhängigkeit von Wissensinseln einzelner Mitarbeitenden bzw. „vom Schwager des Geschäftsführers“ aufgebrochen werden, um das Risiko eines kompletten Wissensverlust zu minimieren.

Unternehmen, die den Schritt bewusst angehen und ihre kritische Software auf einen modernen Software-Stack migrieren und sich dafür einen verlässlichen Partner suchen, der sie und ihre Software-Systeme dauerhaft und partnerschaftlich betreut, sichern sich nicht nur unternehmerische Stabilität, sondern auch neue Chancen in der digitalisierten Welt.